欢迎访问太原科技大学综合保障中心!
学校首页  |   返回旧版  
当前位置: 首页   >   规章制度   >   正文

综合保障中心文件收文、发文管理办法

作者: 周晨   信息来源:    发布时间: 2019-05-23

一、收文管理
(一)公文签收
1、中心办公室负责接收由党校办、校办、后勤基建党委等渠道发送的文件、信函邮件及校内各专业QQ 群平台传递的信息。上述文件、信函,属中心领导的,送领导拆封;属各保障部门的,由中心办公室签收、相关部门拆封;经校内QQ群传递的信息要及时核对,以正式文件为准。
2、严格履行签收手续。签收文件、信函时,要确认是否属于本部门:文件应核对发文机关、标题及领导批示处理意见,信函应检查封口、密封是否完好;准确无误后方可签收。
3、建立并完善文件收文登记簿。文件签收后要进行内部编号并登记收文日期、标题、收发文字号、发文机关及上报时限等必要信息,便于跟踪、查找、催办和统计。
(二)、公文处理
1、收文由中心办公室审阅后送中心领导和各保障部门。收文应当天呈送,急件必须即收即送,不得延误,并按批示由相关部门立即办理。收文时已经延误的应与送件人或单位认真核实并立即上报中心领导。一般性质的收文、电函可由中心办公室按工作程序直接安排处理。
2、外出开会带回的文件,经办人应主动到中心办公室及时办理文件登记手续并交回文件。如需继续使用应办理借阅手续。
3、文件由中心领导直接交各部门办理的,各部门事后应把原件交回中心办公室并补办登记。
4、建立公文处理卡。方便公文的处理。
5、严禁在文件上勾画。
(三)、公文传阅和催办
1、各部门签收文件后,负责人应及时阅读,不得积压。阅文后应在公文处理卡上签名,按时返还中心办公室。一般性文件不超过3天,如不能及时退回,应在公文处理卡上注明延误原因及归还时间。
2、中心办公室对文件的处理有督促、催办、检查的职责,要随时掌握文件运转速度并跟踪文件的去向。凡需处理的文件,中心办公室要做好跟踪和反馈,根据文件要求的上报时间及内容,坚持每星期清理、催办一次。个别需较长时间办理的文件,也要视情况及时催办。文件办结后,必须向有关领导汇报办结情况。需办发文的转入发文处理程序。
3、阅件后,由于未及时办理、漏办、延误而影响工作的、出现失误或密级文件丢失的,要及时采取相应措施,将影响和损失降到最低限度。
(四)、公文借阅
各部门借阅文件时,需在文件保管人处履行借阅登记手续,注明登记、归还日期,借阅时长不超过3天。对没有按时归还的文件,保管人要及时督促借阅人立即归还。
(五)、公文归档
1、已办理完毕的文件、借用的文件、内部形成的文件及需转发上级部门的文件,承办人处理后应及时退回中心办公室。
2、凡注明要收回的会议文件、讨论稿、征求意见稿等,应指定专人负责收回,经请示中心主任后归档或销毁。
3、工作人员在岗位变动前,应将保管的文件资料(含电子版)交接清楚,方可办理岗位变动手续。
二、发文管理
 (一)发文的管理
凡属综合保障中心正式文件的上报和下发,均由中心办公室负责统一编号、盖章、登记并存档,各部门不得自行发送未经备案登记的正式文件。     
(二)发文的范围 
1.凡是以综合保障中心名义发出的通知、申请、报告、行政文、简报、合同等,均属发文范围。 
2.中心上行文、平行文主要用于: 
(1)向上级部门呈报工作总结、计划、申请、报告等;
(2) 同有工作业务来往的单位联系有关合同、协议等; 
3.中心下行文件主要用于:
(1)发布中心规章制度;
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制定的中心文件;
(3)中心行政文件、党委文件、简报;
(4)发布有关决定和通知;
(5)其他有关的重大事项。
三、本规定自发布之日起施行

Copyright@1952-2019 太原科技大学综合保障中心.AllRightsReserved.      
  通讯地址:中国·山西省·太原市万柏林区窊流路66号太原科技大学综合保障中心    
  邮编:030024,单位电话:0351-2161907,电子邮箱:.